Un vero e proprio metodo di lavoro, che necessità di dedizione, impegno e fiducia. Perché lavorare da casa non significa fare vacanza. Anzi…

Da anni, ormai, lavoro da casa, da remoto Smart, che dir si voglia. E oggi questa condizione si sta rivelando più che mai utile per molte altre persone (dipendenti, imprenditori, manager e liberi professionisti che siano), alla luce dell’emergenza-contagio da COVID-19 (Coronavirus) che sta impaurendo i più e fermando e rallentando tante (troppe) aziende e settori.
Ma lavorare attuando uno Smart Working non è cosa per tutti: ci vogliono dedizione, allenamento, impegno e metodo. E fiducia da parte del datore di lavoro (o cliente).
Per lo Smart Working è necessario essere multitasking: la versatilità di impiego da un cliente all’altro o da una commessa all’altra è requisito basilare per poter lavorare in maniera smart e da remoto, senza che agenti esterni o altre persone si presentino per chiedere il conto.
Proprio per queste motivazioni, per la mia esperienza ma soprattutto per alcuni dei più importanti psicologi del lavoro a livello mondiale, le donne sono avvantaggiate: la loro condizione di mamme, soprattutto, trasforma il tempo a disposizione in un’entità plasmabile a seconda di ciò che si deve fare. Dura poco e va ottimizzato, anche facendo più cose insieme.
Largo dunque ad attività multidisciplinari e un’agenda fitta di what-to-do che va rispettata per portare a casa un risultato (anche se a casa si è già).

Quali sono i vantaggi dello Smart Working?

Prima di tutto il risparmio di tempo, energie e consumi. Per spostarci da casa all’ufficio, dopo la colazione, è necessario prepararsi a puntino, uscir di casa, prendere l’auto o i mezzi (per i più fortunati basta una passeggiata), cercare parcheggio magari, e poi arrivare nella sede della propria azienda, saluti di rito e convenevoli, sedersi al proprio desk, accendere il dispositivo e via. Stimiamo un’ora e mezza in media, ma dipende dalla città in cui si vive e dalla distanza da ricoprire. Così, comunque, anche al ritorno. Più 8 ore alla scrivania: sono 11 ore per eseguire mansioni che, operativamente (telefonate, azioni su programmi & co) possono essere svolte in tempi molto ridotti e senza tutto questo spreco. Non solo tempo, anche denaro: mediamente si stima che un italiano su 5 spenda circa il 10% di ciò che guadagna mensilmente solo per andare al lavoro (e rimanerci, tra pausa pranzo, bar etc). Non è assurdo?
E, tornando alla sostenibilità, perché lo Smart Working non è inserito nei target dell’Agenda 2030? Mistero.

Oltre ad un maggior risparmio in diversi ambiti, lo Smart Working permette di conferire – e ricevere – maggior autonomia e responsabilità a livello lavorativo, cosa che genera fiducia e offre la possibilità al lavoratore di potersi impegnare al massimo senza essere un semplice esecutore, ma attivamente coinvolto nell’interessa di ogni progetto.

Dulcis in fundo, la velocità. 8 ore? Dimenticatele. Possono essere di più o nettamente di meno: dipenderà esclusivamente da ciò che avrete da fare, non da un cartellino da timbrare o da orari fissi da rispettare. Senza contare poi che, secondo gli esperti, ci sono alcune fasce orarie nelle quali l’attenzione media di una persona scivola verso il basso, legate ai ritmi di ognuno di noi. Ma questa è ancora un’altra storia

Quali gli svantaggi, invece?

In primis l’impossibilità di incontrarsi fisicamente. Sì, senza dubbio le innovazioni tecnologiche e la rete aiutano a vedersi e sentirsi, ma lavorare con qualcuno accanto è altro affare. Certo è che non sempre rappresenta un vantaggio, per alcuni, ed è anche vero che alcune riunioni, quelle più determinanti, è sempre bene farle vis-a-vis.
Altro rischio? La tendenza a stare ore, ore ed ore al pc, anche extra orari prestabiliti, come ad esempio la sera o nel weekend. La scusa è sempre quella: “5 minuti e poi stacco”, tanto è qui ad un passo dal tavolo della cucina. Bisogna saper resistere, e imporsi degli orari.

Smart Working: come si fa?

Molte aziende si domandano come fare. Basta un computer, a tutti gli effetti, meglio se aziendale, a dirla tutta. Esistono poi dei programmi e software che è possibile installare sul pc del dipendente e collaboratore per verificare se effettivamente stia lavorando o se l’abbia solo tenuto acceso in standby (per molti, diciamolo, la tentazione è forte, ed è questo il problema).
Cooperazione? Via Skype, video-conferenze varie e chat del caso: l’universo delle possibilità informatiche è smisurato e anche molto divertente. Idem per la condivisione (in sicurezza) di file (a meno che non si tratti di documenti di grande riservatezza, ma in quanti li possono maneggiare, sinceramente?).

Smart Working: il metodo

Illustrerò il mio. Banale, scontato, semplice ma efficace.
Si parte da quello già enunciato qui sopra, ovvero fissare degli orari: per le aziende, poi, saranno loro ad indicarli, allineati a quelli di ufficio. In caso di professionisti, invece, evitando di lavorare in fasce orarie fuori dalla norma (tranne che per le neo-mamme, diciamolo), sarà bene seguire quelli più canonici: 9-13 e 14-18 o giù di lì. La mezzora di scarto non farà la differenza. E nemmeno l’ora, se serve.
Ma con lo Smart Working si sa quando si inizia e non quando si finisce: nel senso che si dovrebbe finire prima, provare per credere. L’importante, a mio avviso, è ribaltare la mentalità: non contano le ore che ci si impiegano per fare una cosa, ma che venga fatta, preferibilmente bene e senza perdere tempo. Se servono 10 ore le si impiegheranno, se 8 si sarà allineati agli standard degli uffici. Se 5 si sarà stati molto bravi.

Fondamentale è resistere a distrazioni: meglio fare subito e finire prima anziché temporeggiare guardando lo schermo in attesa di direttive che tardano ad arrivare. Occupare, dunque, il tempo perso lavorando in altri versanti o per altri incarichi è cosa buona e giusta, si potrebbe dire. Basta non scivolare in “5 minuti davanti alla tv” o simili. In questo caso lo stai facendo nel modo sbagliato.

Ricordarsi sempre che lavorare da casa non significa imbrogliare: e questo deve valere sia per il lavoratore che per il suo capo, che spesso non eccelle in fiducia.
Bene ottimizzare tempi e risorse e organizzare puntualmente il lavoro: prima svolgendo un compito e a seguire un altro, impostando orari delle confcall e dell’operatività, della ricerca e dell’analisi,a d esempio.

No a pause caffè interminabili (e questo vale anche per chi è in ufficio), ma è d’obbligo: per il Ministero della Salute, chi lavora al computer dovrebbe fare una pausa di almeno 15 minuti ogni due ore consecutive. Fondamentale per non gravare su vista e postura.

Abbiate cura di voi stessi, anche se lavorate da casa: no a stare davanti al pc in pigiama e trasandati, magari solo sistemandosi in caso di videoconferenza. Meglio osservare il sacro momento del lavoro con decoro, anche se non vi vede nessuno. Fatelo per voi stessi.

A fine lavoro, appena potete, consiglio vivamente di uscire all’aria aperta: non solo serve per staccare del tutto, specialmente dopo ore davanti al monitor, ma permette di ossigenare il corpo, anche di sera.
Meteo permettendo, ovviamente.

Sicurezza sul lavoro e normative: sicuramente tematiche da approfondire, per le quali i referenti aziendali, i sindacati e le associazioni preposte saranno fondamentali.